Produktioner in Werbeagenturen kennen die Situation: Das Motiv ist freigegeben, die Druckerei steht, aber für die Handarbeit danach – den Sonderfalz, das Einkleben der Antwortkarte, das Bestücken von 1.200 Mappen – findet sich niemand mehr, der es zum Termin macht. Viele Druckereien haben ihre Handplätze abgebaut oder belegen sie nur noch mit eigenen Serienaufträgen. Dieser Ratgeber zeigt, welche Arbeiten Agenturen typischerweise auslagern, wie Vorlauf und Termine geplant werden und was eine Kleinauflage kostet.
Warum übernehmen Druckereien Kleinauflagen immer seltener?
Druckereien übernehmen Kleinauflagen in der Weiterverarbeitung seltener, weil ihre Maschinen und Abläufe auf Serien ausgelegt sind und Handarbeitsplätze teuer vorzuhalten sind. Eine Weiterverarbeitung, die an einem Vormittag 60.000 Flyer falzt, verliert mit 800 Einladungen im Sonderfalz Zeit fürs Einrichten, Probebögen und Nacharbeit. Handplätze mit festen Mitarbeitern lohnen sich für den Betrieb nur, wenn sie das ganze Jahr ausgelastet sind – bei Agenturaufträgen, die in Wellen kommen, ist das selten der Fall.
Für die Agentur bedeutet das: Die Druckerei druckt gern, verweist bei der Handarbeit aber auf einen Dienstleister oder nennt einen Termin, der nicht zum Event passt. Genau diese Lücke füllen wir – als Firma, die für Druckereien und Agenturen falzt, klebt und zusammenträgt, mit 7 Betrieben und bis zu 2.000 Arbeitsstunden am Tag in den Hallen.
Welche Arbeiten geben Agenturen typischerweise ab?
Agenturen geben vor allem Arbeiten ab, bei denen Handarbeit und kleine Auflage zusammenkommen. Die Tabelle zeigt typische Aufträge der letzten Jahre, anonymisiert und mit den Sekunden, mit denen wir rechnen.
| Auftrag | typische Auflage | Arbeitsschritte | Sekunden je Stück |
|---|---|---|---|
| Einladung zum Kundenevent | 500–2.000 | Altarfalz von Hand, Antwortkarte mit Klebepunkt | 17 |
| Pressemappe zur Messe | 300–1.500 | Tasche kleben, 4 Einleger, Visitenkarte | 20 |
| Produkt-Mailing mit Muster | 2.000–5.000 | Muster einkleben, Brief falzen, zusammentragen | 18 |
| Leporello als Produktkarte | 1.000–3.000 | Zickzackfalz von Hand | 14 |
| Tagungsunterlagen | 200–1.000 | 8–12 Einleger nach Stückliste, Namensschild | 24 |
Eine Mindestmenge gibt es bei uns nicht; wie klein eine Auflage sinnvoll ist, entscheidet meist der Transport. Details zu den Falzarten stehen unter Altarfalz und Zickzackfalz (Leporello).
Wer beauftragt: die Agentur oder die Druckerei?
Beides ist möglich, und beides funktioniert. Beauftragt die Agentur direkt, holen wir die Bögen bei der Druckerei ab, die Agentur gibt das Erstmuster frei und erhält die Rechnung. Beauftragt die Druckerei, bleibt sie Ansprechpartner der Agentur und liefert uns Bögen und Vorgaben; wir liefern an die Adresse, die sie nennt. Entscheidend ist, dass vorher feststeht, wer das Erstmuster freigibt – zwei Freigabestellen kosten erfahrungsgemäß einen Tag.
Bewährt hat sich eine einfache Aufteilung: Die Agentur verantwortet Motiv, Stückliste und Freigabe, die Druckerei verantwortet Papier, Rillung und die Menge der angelieferten Bögen, und wir verantworten die Handarbeit bis zur Rücklieferung. Steht diese Aufteilung in der ersten E-Mail, wissen alle Beteiligten, wen sie bei einer Rückfrage anrufen. Fotos vom Wareneingang und vom Erstmuster schicken wir auf Wunsch an beide Seiten gleichzeitig, damit niemand auf eine Weiterleitung warten muss.
Für die Rücklieferung ist es oft sinnvoll, direkt an den Veranstaltungsort, an die Messe-Spedition oder an den Lettershop zu liefern. Dann reisen die Mappen nur einmal und kommen nicht erst in die Agentur. Wer das Kuvertieren und den Versand gleich mit vergeben will, findet dazu auf apool.de die Seite Mailing und Lettershop.
Wie viel Vorlauf braucht ein fester Eventtermin?
Für einen festen Termin sollten Sie ab dem Tag, an dem die Bögen gedruckt sind, rund acht bis zehn Arbeitstage bis zur Ankunft am Zielort einplanen. Am besten rechnen Sie rückwärts vom Ankunftsdatum:
| Schritt | Dauer | Hinweis |
|---|---|---|
| Angebot | binnen 24 Stunden | am besten schon vor dem Druck anfragen |
| Abholung an der Druckerei | binnen 24 Stunden organisiert | Bögen trocken und gezählt |
| Erstmuster mit Fotos | 2–5 Tage | bei Klebungen mit 24 Stunden Abbindung |
| Serie | 1–3 Tage bei Kleinauflagen | nach Ihrer Freigabe |
| Rücklieferung | 1–2 Tage | Ankunftsdatum am Zielort angeben |
Wird es enger, helfen Wochenendschichten: Eilaufträge auch am Wochenende und an Feiertagen, mit einem Zuschlag von 25 % auf den Arbeitsanteil. Ein Tag Puffer vor dem Event ist trotzdem die bessere Planung, weil Transporte vor Messen oft ausgebucht sind.
Worauf kommt es bei Sonderformaten und Versionen an?
Bei Sonderformaten kommt es darauf an, dass wir das Format physisch vorab sehen. Ein quadratisches Mailing mit Fensterfalz, eine Mappe mit asymmetrischer Tasche oder eine Karte mit vorgestanzter Kontur verhalten sich am Falzplatz anders als am Bildschirm. Ein Handmuster aus dem echten Material erspart die meisten Rückfragen. Fehlt es, bauen wir aus den ersten angelieferten Bögen ein Erstmuster und schicken Fotos aus mehreren Blickwinkeln, bevor die Serie beginnt.
Versionen sind die zweite Fehlerquelle. Sprachversionen, regionale Einleger oder personalisierte Karten müssen im Wareneingang eindeutig unterscheidbar sein – am besten mit Versionskennzeichen im Beschnitt oder einem Palettenetikett je Version. Wir verarbeiten Versionen auf getrennten Plätzen und prüfen sie getrennt; wie das bei Stücklisten funktioniert, zeigt der Ratgeber Zusammentragen nach Stückliste.
Was kostet eine Kleinauflage von 800 Einladungen?
Ein Beispiel: 800 Einladungen im Altarfalz auf 350 g/m², vorgerillt, mit eingeklebter Antwortkarte. Wir rechnen mit 17 Sekunden je Stück, also 3,78 Arbeitsstunden oder 62 € Arbeitskosten beim Rechensatz von 16,50 € je Stunde. Dazu kommt der Transport einer Palette, der bei rund 400 km je Weg 133 € ausmacht. Richtwerte 2026 – unverbindlich. Ihr konkretes Angebot erhalten Sie nach Anfrage und Muster.
Bei so kleinen Auflagen ist der Transport also der größere Posten. Agenturen mit mehreren Projekten im Monat bündeln deshalb gern: Einladungen, Pressemappen und Tagungsunterlagen reisen auf einer Palette. Alle Posten und weitere Rechenbeispiele stehen im Ratgeber Kosten je Stück 2026, eine eigene Schätzung erstellt der Falz- und Kleberechner.
Was übernehmen wir nicht?
Druck, maschinelles Falzen ganzer Auflagen, Klebebindung, Fadenheftung, Kaschieren, Lackieren und Laminieren bieten wir nicht an. Werbemittel und Verkaufshilfen aus Karton fertigt der Hub, beschrieben auf apool.de unter Werbemittelproduktion. Bei uns bleibt die Handarbeit nach dem Druck: zusammentragen, von Hand falzen, kleben, prüfen und verpacken.
Wie starten Sie als Agentur?
Schicken Sie uns vor dem Druck Motiv, Format, Papier, Auflage, gewünschte Arbeitsschritte und das Ankunftsdatum über die Anfrage – dann können wir Rillung, Klebeflächen und Laufrichtung noch mitplanen. Elisabeth Zachová spricht Deutsch und ist unter +420 604 373 376 (Mo–Fr 7:00–17:00 Uhr) erreichbar. Passende Leistungen: Falzen von Hand und Sonderfalze, Kleben von Hand und Zusammentragen, Falzen, Kleben.
